Pengertian Data, Teori Informasi, Knowledge, Sistem dan Analisis Sistem

Table of Content [Open]

Pengertian Data, Informasi dan Knowledge

1. Pengertian Data

Data adalah fakta-fakta dan gambar mentah yang akan di proses menjadi informasi (Williams dan Sawyer, 2007, p39). Connolly dan Begg (2010,p70), mendefinisikan data adalah komponen yang paling penting dalam database management system(DBMS), berasal dari sudut pandang end-user. Data berperan sebagai penghubung antara mesin dengan pengguna. Sedangkan menurut Romney (2009,p27), data adalah fakta-fakta yang dikumpulkan, dicatat, disimpan dan diproses oleh system informasi. Data biasanya mewakili observasi atau pengukuran aktifitas bisnis yang penting bagi pengguna system informasi. Jadi, data adalah fakta mentah yang belum mempunyai arti yang nanti akan dikumpulkan dan diolah menjadi informasi.

2. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang sudah di bentuk menjadi sebuah bentuk yang mamiliki arti dan berguna bagi manusia (Keneth dan Laudon, 2008,p14). Widayana (2009, p13), mendefinisikan Informasi merupakan data yang telah disusun dan disertai dengan referensi terhadap suatu hubungan (konteks) yang mempunyai arti untuk pengambilan keputusan. Hasugian berpendapat (2009,p5), informasi adalah sebuah konsep yang universal dalam jumlah muatan yang besar, meliputi banyak hal dalam ruang lingkupnya masing-masing dan terekam pada sejumlah media. Dari ketiga teori tersebut dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah kumpulan data yang telah diolah, diproses, dan dimodifikasi sehingga data tersebut memiliki arti atau makna bagi penggunanya.

3. Pengertian Knowledge

Knowledge adalah informasi dilengkapi dengan pemahaman pola hubungan dari informasi disertai pengalaman, baik individu maupun kelompok dalam perusahaan. Knowledge merupakan penerapan informasi yang diyakini dapat langsung digunakan untuk mengabil keputusan dalam bertindak (Widayana, 2009, p13). Setiadi (2011, p8), mengemukakan didalam organisasi knowledge bukan hanya data-data yang tersimpan di dalam komputer, namun juga terdapat di dalam proses, rutinitas kerja, selain knowledge dan informasi serta pengalaman yang tersimpan dalam kepala manusia. Definisi lain mengenai knowledge adalah pengetahuan yang terdapat dalam pikiran tiap manusia secara personal (Kristanti dan Pamela,2011,p89). Dari teori diatas dapat disimpulkan bahwa, knowledge merupakan kumpulan informasi yang dimiliki oleh individu dan dijadikan sebagai keahlian mereka serta digunakan untuk menyelesaikan masalah atau mengambil tindakan yang lebih efektif

4. Pengertian Sistem

Sistem ialah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Kristianto,2008,p1). Sedangkan menurut William dan Sawyer (2007, p552), Sistem adalah kumpulan dari komponen-kompunen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi untuk melakukan suatu tugas untuk mencapai suatu tujuan. “…sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan” (Davis,1985 dalam Peniarsih, 2011, p9). Jadi, Sistem merupakan kumpulan komponen-komponen yang saling berinteraksi, saling bergantung, saling terkait untuk mencapai suatu tujaun yang sama.

5. Pengertian Sistem Informasi

William dan Sawyer (2007,p10), mengemukankan bahwa sistem informasi adalah pengaturan orang, data proses, dan teknologi informasi(TI) yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi.

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Laudon,et al, 2007,42). Gondodiyoto (2007,p36), mengemukakan sistem informasi merupakan kumpulan elemen-elemen atau sumber daya dan jaringan prosedur yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hierarki tertentu, dan bertujuan mengelola data menjadi informasi. Sistem informasi adalah kombinasi dari manusia, data, proses, jaringan, hardware, dan software yang bermaksud untuk diproses dan menghasilkan suatu informasi yang mempunyai nilai bagi manusia.

6. Pengertian Analisis Sistem

Sari (2012,p7), mendefinisikan analisis sistem merupakan penguraian dari suatu system informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan, yang terjadi dan kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dan dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2011, p129 dalam Nugroho,2012,p5). Sedangkan menurut Rosyid (2009,p5), analisis sistem merupakan penguraian dari suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Jadi analisis sistem ialah suatu proses yang menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses ouput informasi untuk membantu peningkatan proses organisasional.

7. Pengertian Rancangan Sistem

Satzinger et al (2009, p4), Mendefinisikan perancangan sistem adalah proses menentukan secara rinci bagaimana komponen-komponen dari SI harus diimplementasikan secara fisik. Rancangan Sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, desain, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi (Burch dan Grudnitski dalam Rosyid,2009,p4). Rosyid (2009,p4), mengemukakan definisi rancangan sistem ialah merancang atau mendesain suatu sistem yang baik, yang isinya adalah langkah-langkah operasi dalam proses pengolahan data dan prosedur untuk mendukung operasi sistem. Dapat disimpulkan dari pengertian yang ada, perancangan sistem adalah gambaran umum mengenai sistem yang baru yang akan dikembangkan dengan mengkonfigurasikan komponen-komponen SI.

Teori Knowledge Management

Knowledge Management (KM) adalah suatu proses merangkul pengetahuan sebagai aset strategis agar dapat terus menerus memacu keuntungan bisnis dan mempertimbangkan pendekatan bisnis dari sebuah organisasi untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, meningkatkan dan membagi modal intelektual organisasi (Boomer, 2004 dalam Kenjibriel,2011,p280). Knowledge Management adalah penggabungan yang terselaras untuk menciptakan, menangkap, mengorganisasikan, mengakses, dan menunggunakan aset intelektual dari perusahaan (Grey 1996, dalam Dalkir,2011, p5). Knowledge Management berfungsi untuk menjaga dan menumbuhkan pengetahuan yang dimiliki oleh setiap individu, yang mampu dipindahkan ke bentuk yang bisa diproses atau diakses oleh banyak karyawan lain dalam perusahaan (Brooking,1999,p154 dalam Dalkir,2011,p5). Knowledge Management adalah sebuah konsep yang merubah informasi menjadi pengetahuan yang bisa ditindak lanjuti dan tersedia dengan sarana yang mudah sehingga orang-orang bisa mengaksesnya (Patel and Harty, 1998 dalam Dalkir,2011, p6).

Dalam kategori pendekatan sistem, Wiig et al (1997) secara eksplisit menstruktur kerangka kerja menjadi 4 tahapan: konseptual, refleksi, aksi, dan review; sementara itu Holsapple dan Joshi (2002) tidak menerapkan struktur sama sekali. Sedangkan Jarrar (2002) dan Gore (1999) tidak memiliki struktur yang jelas. McCampbelle al’s (1999) ataupun Wiig’s (1999) juga tidak memiliki struktur yang jelas mengenai pendekatan kerangka kerja. Pendekatan gabungan yang dinilai sebagai pendekatan terbaik adalah milik Rubenstein Montano et al (2001). Mereka menstruktur pendekatan dengan menyusun strategi, membuat model, bertindak, merevisi dan mentransfer, sedangkan Mentzas (2001) menstruktur ke dalam tahapan yang berbeda seperti merencanakan, membangun, mengoperasikan dan mengukur.

Sebuah tinjauan kerangka secara rinci menunjukkan kontribusi untuk bidang KM, misalnya model yang diusulkan oleh Wiig dengan bertumpu pada tiga pilar KM berdasarkan pemahaman yang luas, penciptaan pengetahuan, manifestasi, penggunaan, dan transfer, sedangkan kerangka Leonard-Barton merangkum kemampuan empat inti dan empat bangunan pengetahuan fungsi. Dalam kasus model Arthur Andersen (model APCQ), memperkenalkan tujuh proses yang beroperasi dari pengetahuan korporasi. Berdasarkan Pendekatan Sistem, khususnya dalam proses dekomposisi, fungsi KM telah didefinisikan pada tabel 2.3.

1 Jenis Knowledge

Dilihat dari jenisnya, Knowledge dibagi atas 2 bagian:

Tacit knowledge adalah knowledge yang terletak pada otak atau melekat di dalam diri seseorang dan diperoleh melalui pengalaman namun sangat sulit dikodifikasi.
Explicit knowledge adalah segala bentuk knowledge yang sudah direkam, dan didokumentasikan dalam penyerapan KM sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola (Tobing,2007, p9)

Dalkir (2011,p9-10), menegaskan tacit knowledge sulit untuk diungkapkan dengan kata kata, tulisan, maupun gambar. Sebaliknya explicit knowledge berwujud segala suatu hal yang sudah terekam dalam bentuk tulisan, rekaman suara, maupun gambar. Selain itu tacit knowledge biasanya tersimpan dalam otak individu yang memilikinya, sedangkan explicit knowledge biasanya tersimpan pada objek yang kongkrit. Tacit knowledge tidak semudah itu disampaikan ke orang lain, karena hal yang orang lain anggap mudah belum tentu mudah untuk orang lain. Apa yang mudah diartikulasikan oleh satu orang mungkin sangat sulit untuk mengeksternalisasi oleh orang lain. Contohnya, jika ada seorang yang sudah sangat ahli dan berpengalaman belum tentu bisa menjelaskan dengan mudah ke orang lain pengetahuan yang ia miliki, sedangkan orang yang masih amatir atau pemula bisa dengan mudah menjelaskan pengetahuan kepada orang lain karena ia memiliki kemampuan verbal yang lebih baik ataupun ia mengikuti petunjuk manual yang ada. Tabel 2.4 merangkum beberapa sifat utama dari pengetahuan tacit dan ekplisit.

2. The Inukshuk Knowledge Management Model

Technology dan culture merupakan elemen struktural penting yang membantu menjaga integritas dari model Inukshuk. Measurement dan leadership ditempatkan di bagian paling atas untuk mewakili pentingnya fungsi menyeluruh dalam mengukur dampak dari knowledge management dan memberikan dukungan leadership untuk pelaksanaannya. (Dalkir, 2011, p90-p91)

Inukshuk yang digambarkan pada Gambar 2.1 adalah contoh model sempurna dari struktur knowledge yang mampu diadaptasikan keberbagai macam tujuan. Pertama, Inukshuk sangat terkenal dengan simbol-simbol di Kanada dan memerankan peran yang penting dalam sejarah dan tradisi. Kedua, Inukhsuk menyerupai manusia, sekaligus mengingatkan kita bahwa manusia memilki peranan penting dalam knowledge management. Tidak seperti sepupu jauhnya information management, knowledge management sangatlah mustahil terbentuk tanpa adanya manusia. Terakhir, meskipun bentuk Inukshuk mirip, namun mereka tidak mungkin sama satu dan lainnya, sebagaimana pengimplementasian knowledge management akan berbeda-beda.

Inukshuk dibuat berdasarkan pondasi teknologi, kepemimpinan, dan budaya. Seperti Inukshuk yang sebenarnya, model ini membutuhkan keseimbangan yang layak agar struktur bisa berdiri. Jika ada aspek dari knowledge management yang berat sebelah seperti misalnya kemimpinan yang solid dan teknologi yang canggih namun budaya penerapannya gagal, maka dipastikan struktur ini akan hancur.

Teknologi adalah pemacu dari knowledge management. Dari sudut pandang struktur Inukshuk, teknologi adalah pedang bermata dua dan kita harus memastikan jika teknologi itu merupakan pemacu knowledge management bukan sebagai halangan. Sekarang ini di beberapa tempat banyak yang berpendapat bahwa teknologi menimbulkan masalah daripada menyelesaikan masalah. Namun banyak juga yang berpedapat bahwa video confrence, streaming, dan instant messaging mempermudah hidup kita.

Kepemimpinan ditempatkan dibagian paling atas untuk memperlihatkan pentingnya fungsi menyeluruh dari pengukuran dampak KM dan menyediakan kepemimpinan serta untuk mendukung pelaksanaannya. Beberapa pengetahuan biasanya tumbuh dari dasar, dan butuh waktu untuk menjadi pengetahuan yang berkualitas dan bisa dimanfaatkan, hal ini tidak akan banyak memakan biaya jika pertumbuhannya bisa dipimpin oleh sosok kepemimpinan yang solid.

Budaya dalam struktur organisasi dalam sebuah perusahaan, perubahan budaya merupakan strategi yang terletak pada corporate level strategy dan business level strategy. Dalam perspektif knowledge management, budaya bersumber pada tacit knowledge/culture (pengetahuan/budaya individu) dan explicit knowledge/culture (pengetahuan/ budaya yang dimiliki oleh organisasi) (Girard 2005,p9-16).

3. Wiig Knowledge Management Cycle

Wiig Knowledge Management Cycle berfokus pada tiga kondisi yang diperlukan oleh organisasi untuk mensukseskan bisnisnya: organisasi harus memiliki bisnis (produk/jasa) dan pelanggan; organisasi harus memiliki sumber daya(pekerja,modal, dan fasilitas); dan harus memilki kemampuan untuk bertindak (Wiig,1993 dalam Dalkir,2011,p45-46).

Knowledge adalah prinsip yang yang mendorong dan mengatur keahlian untuk bertindak secara intelek. Dengan pengetahuan yang ditingkatkan kita mengetahui secara lebih baik apa yang kita harus lakukan dan bagaimana melakukannya. Wiig mengidentifikasikan tujuan utama dari knowledge management sebagai usaha “untuk membuat suatu perusahaan bertindak secara intelek dengan menfasilitasi ciptaannya dengan penyaluran pengetahuan yang berkualitas” (wiig,1993,p39 dalam Dalkir,2011,p46).

Siklus knowledge management Wiig menjelaskan bagaimana pengetahuan dibangun dan digunakan oleh individu ataupun organisasi. Ada empat tahapan dalam siklus ini, seperti yang ditunjukkan pada gambar 2.2:

Build (Membangun) Knowledge
Hold (Menyimpan) Knowledge.
Pool (Mengumpulkan) Knowledge.
Use (Menerapkan) Knowldege

Meskipun tahapan di atas terlihat seperti independen dan sekuensial, namun sebenarnya itu adalah penyerdehanaan karena sebenarnya kita bisa melakukan tahapan diatas secara paralel. Selain itu tahapan di atas juga memungkinkan terjadinya siklus dari arah sebaliknya atau terbalik ataupun adanya perulangan dari suatu tahapan. Siklus ini mencakup pembelajaran secara luas dari berbagai tipe sumber: pengalaman individu, pendidikan formal atau pelatihan, dan intelegensi dari berbagai sumber. Kita bisa menyimpan pengetahuan baik di dalam kepala kita ataupun dalam hal yang berwujud seperti buku ataupun database. Knowledge bisa dikumpulkan menggunakan berbagai macam cara tergantung dari konteks dan tujuannya (Dalkir,2011,p46-47).

Dalkir (2011,p47) mengemukakan bahwa siklus ini juga berfokus untuk untuk mengetahui dan menghubungkan fungsi dan aktifitas yang kita lakukan untuk membuat suatu produk ataupun jasa sebagai pekerja pengetahuan (knowledge workers). Membangun knowledge mengacu pada aktifitas dari mulai penelitian pasar, survey, persaingan intelegensi, dan aplikasi penggalian data(data mining applications). Membangun knowledge terdiri dari 5 aktifitas penting:

Mendapatkan knowledge.
Menganalisa knowledge.
Menyusun ulang/mencocokan knowledge.
Mengkodifikasi knowledge.
Mengatur knowledge

Membangun pengetahuan mengarah pada aktivitas dari mulai penelitian pangsa pasar, survei, pengetahuan tentang pesaing, dan aplikasi data mining. Membangun pengetahuan bertumpu pada lima aktivitas :

Memperoleh pengetahuan.
Analisa pengetahuan.
Membangun ulang/menggabungkan pengetahuan.
Menyusun pengetahuan berdasarkan sistem.
Mengatur pengetahuan.

Pembuatan pengetahuan biasanya terjadi dalam proses R&D(Research & Development), inovasi dari individual bagaimana meningkatkan kinerja mereka, eksperimen, dan memperkerjakan orang baru. Pengetahuan dapat juga diciptakan melalui proses SECI.

Analisa pengetahuan terdiri dari :

Mengekstrak apa yang ada dari pengetahuan yang didapat, contohnya menganalisa transkrip, mendengarkan penjelasan dari narasumber pengetahuan, dan memilih konsep untuk tujuan berikutnya.
Mengidentifikasikan pola yang sudah terekstrak, contohnya trend analysis
Menjelaskan hubungan antara potongan-potongan pengetahuan, contohnya membandingkan suatu hubungan antara pengetahuan.
Menverifikasikan materi yang sudah terekstrak dari sumbernya.

Membangun/menggabungkan pengetahuan melibatkan generalisasi dari materi-materi yang berhubungan dengan prinsip dasar pengetahuan, penjelasan hipotesis dari observasi, dan memperbaharui pengetahuan yang sudah diolah oleh perusahaan dengan pengetahuan yang baru dibentuk.

Menyusun dan memodel ulang pengetahuan melibatkan bagaimana kita merepresentasikan pengetahuan di dalam pikiran kita, dan bagaimana kita menyusun pengetahuan dengan model yang ada, serta bagaimana kita mendokumentasikan pengetahuan dalam buku dan manual, sampai bagaimana kita memasukkannya dalam repository.

Terakhir, pengetahuan disusun untuk tujuan yang lebih spesifik, misalnya tujuan perusahaan sehingga pengetahuan mampu dibentuk secara taksonominya sesuai dengan yang diperlukan oleh perusahaan atau organisasi. Contohnya kumpulan kata, kategori, atau objek pengetahuan yang dibuat dengan penjelesan dan pengartian berisikan tentang pengetahuan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Penyimpanan pengetahuan terdiri dari mengingat, mengumpulkan pengetahuan dalam repository, menanamkan pengetahuan dalam repositori, dan pengarsipan pengetahuan. Mengingat pengetahuan berarti individu telah menyimpan sebuah objek pengetahuan (yaitu pengetahuan yang telah terinternalisasi atau dipahami oleh individu tertentu). Mengumpulkan pengetahuan dalam repositori berarti sebuah pengetahuan telah disimpan secara terkomputerisasi yang memungkinkan untuk digunakan oleh memori organisasi. Menanamkan pengetahuan terdiri dari memastikan bahwa itu adalah bagian dari prosedur bisnis(misalnya, ditambahkan ke prosedur manual atau kursus pelatihan).

Terakhir, pengarsipan pengetahuan melibatkan penciptaan sebuah perpustakaan ilmiah dan sistematis lengkap dengan tanggal, tanpa kesalahan, atau bebas dari pengetahuan yang tidak lagi relevan dari repositori aktif. Pengarsipan biasanya melibatkan penyimpanan konten di tempat lain karena lebih murah dan lebih menghemat media. Contoh pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan antara lain kekayaan intelektual, hak paten, pengetahuan yang didokumentasikan dalam bentuk laporan penelitian, makalah teknis, atau pengetahuan tacit yang tersimpan dalam pikiran individu.

Penggabungan pengetahuan terdiri dari koordinasi, perakitan, pengaksesan dan pengambilan pengetahuan. Koordinasi pengetahuan biasanya membutuhkan pembentukan tim kolaboratif untuk bekerja dengan konten tertentu untuk menciptakan jaringan “siapa yang tahu apa”. Setelah sumber pengetahuan diidentifikasi, kemudian mereka dirakit menjadi referensi latar belakang untuk perpustakaan atau repositori untuk memfasilitasi akses dan pengambilan data berikutnya.

Tahap pengaksesan dan pengambilan mampu dilakukan melalui konsultasi dengan orang-orang berpengetahuan tentang masalah-masalah sulit, mendapatkan pendapat kedua dari seorang ahli, atau mendiskusikan kasus sulit dengan rekan kerja. Pengetahuan dapat diakses dan juga diambil langsung dari reposotori(misalnya, menggunakan sistem basis pengetahuan untuk mendapatkan saran tentang cara untuk melakukan sesuatu atau membaca dokumen pengetahuan dalam rangka untuk sampai pada sebuah keputusan. Organisasi mampu mengolah pengetahuan dengan berbagai cara. Karyawan yang tidak meiliki pengetahuan yang diperlukan dan pengetahuan untuk memecahkan suatu masalah tertentu dapat menghubungi orang lain dalam organisasi yang telah memecahkan masalah yang sama, baik dengan mendapatkan informasi dari repositori pengetahuan organisasi atau dengan mencari seorang seorang ahli melalui locator jaringan keahlian dan menghubungin orang itu langsung. Individu kemudian dapat mengatur semua informasi ini dan meminta agar pekerja pengetahuan lebih berpengalaman memvalidasi konten.

Ada banyak cara untuk menerapkan pengetahuan, termasuk sebagai berikut:

Menggunakan pengetahuan yang dibentuk untuk melakukan rutinitas tugas—misalnya, membuat standar produk, memberikan standar layanan, atau menggunakan jaringan ahli untuk mencari tahu siapa yang memiliki pengetahuan tentang daerah tertentu. Menggunakan pengetahuan umum untuk survei situasi yang luar biasa di tangan—contohnya, menentukan apa masalahnya dan memperkirakan potensi konsekuensi.
Menggunakan pengetahuan untuk menggambarkan situasi dan lingkup masalah misalnya untuk, mengidentifikasi masalah dan menunjukkan secara umum bagaimana menanganinya.
Memilih pengetahuan khusus yang relevan untuk menangani situasi—misalnya, mengidentifikasi siapa yang anda perlukan untuk berkonsultasi atau ingin mengatasi masalah tersebut.
Mengamati dan mengkarakterisasi situasi dengan pengetahuan khusus—misalnya, membuat perbandingan dengan pola yang dikenal, mengambil dari sejarah, mengumpulkan dan mengatur informasi yang diperlukan untuk bertindak.
Menganalisis situasi dengan pengetahuan—misalnya, menilai apakah itu dapat ditangani secara internal atau apakah bantuan dari luar akan dibutuhkan.
Mensintesis solusi alternatif dengan pengetahuan—misalnya, mengidentifikasi pilihan dan garis pendekatan yang mungkin.
Mengevaluasi potensial alternatif dengan mengunakan pengetahuan khusus—misalnya, menentukan resiko dan manfaat dari setiap pendekatan yang mungkin
Menggunakan pengetahuan untuk memutuskan apa yang harus dilakukan, misalnya, alternatif peringkat dan melakukan cek realitas.
Menerapkan alternatif—misalnya, melaksanakan tugas yang dipilih dan mengotorisasi tim untuk melanjutkan Dalkir (2011,p48-50).

4. Metode House of Quality

Metode House of Quality telah dikembangkan untuk menunjukkan koneksi diantara kualitas sebenarnya, karakteristik kualitas, dan karakteristik proses. Metode house of quality (gambar) diselesaikan menggunakan Fishbone Diagram, dengan kualitas sebenarnya dibagian ‘heads’, dan kualitas dan karakteristik proses dibagian ‘bones’. Di tahun 1988, Hauser and Clausing mengembangkan sebuah metrik ‘Eveluation Matrix’ yang mengukur bagaimana kebutuhan pelanggan terkait dengan proses bisnis dan keputusan internal suatu organisasi.

Teknik ini juga disebut sebagai Quality Function Deploymenr (QFD) oleh Mazur(1993) karena teknik ini menghubungkan apa yang dibutuhkan pelanggan tentang pemasaran, desain, pengembangan, teknik, manufaktur, dan fungsi servis. Teknik juga bisa digunakan untuk pelayanan serta produk software. QFD adalah satu-satunya sistem mutu comprehensive khusus yang ditunjukan untuk memuaskan pelanggan. Teknik ini berkonsentrasi pada memaksimalkan kepuasan pelanggan (kualitas positif), diukur dengan matriks, seperti bisnis yang berulang dan pangsa pasar. QFD berfokus pada penilaian dengan mencari kebutuhan lisan dan tidak lisan, menerjemahkan menjadi target desain, dan mengkomunikasikan target seluruh organisasi. Selanjutnya, hal itu memungkinkan pelanggan untuk memprioritaskan kebutuhan mereka, memberitahu kita bagaimana kita melakukan perbandingan dengan pesaing kita. Kemudian mengarahkan untuk mengoptimalkan fitur-fitur yang akan membawa keunggulan kompetitif terbesar.

Matriks yang berguna dapat terdaftar di ‘top of the house’ (the ceiling). Di tengah-tengah matriks, kita akan melihat tingkat korelasi antara matriks dan hasil kinerja, hasilnya bisa menjadi korelasi numerik atau tipe nilai rendah-sedang-tinggi. Dengan menganalisis korelasi ini, kita dapat memperbesar pada aspek-aspek KM yang lebih cenderung berdampak pada kinerja perusahaan secara keseluruhan dan dengan demikian akan memberikan kontribusi lebih signifikan untuk kemajuan yang dicapai menuju tujuan yang telah ditetapkan (Dalkir 2011,p354).

5. Manfaat Knowledge Management bagi Perusahaan

Knowledge management memiliki manfaat yang terbagi dalam empat hal yaitu: mengidentifikasi asset kunci dan knowledge yang ada di dalam perusahaan, merefleksikan apa yang organisasi ketahui, saling berbagi segala knowledge kepada siapapun yang membutuhkan, menerapkan penggunaan knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi (Andrianto, et al,2008, p3).

Sistem yang mendukung knowledge management menyediakan fungsi spesifik yang berhubungan dengan komunikasi (e-mail dan forum diskusi); kordinasi (kalender bersama dan daftar tugas); kolaborasi(workspace bersama); dan kontrol (jalur audit internal dan kontrol versi otomatis). Sebuah knowledge management system yang berfokus pada pengguna memberi kontribusi pada budaya berbagi dalam organisasi dengan memberikan rasa kepemilikan sebuah komunitas pengguna yang saling mendukung (Marshall and Rossett,2000 dalam Dalkir,2011,p207).

Knowledge management system memperjelas prespektif dari para pekerja sebagai pekerja pengetahuan dengan menyediakan mereka cara untuk membuat pengetahuan dan secara aktif ikut berkontribusi untuk membagi pengetahuan yang ada. Sebuah knowledge management system memberikan dukungan untuk banyak fungsi informasi, termasuk:

Menerima dan menyusun, menangkap dan menyimpan.
Mencari dan mengakses.
Menyiptakan dan menyempurnakan.
Menggabung, menyusun, dan mengubah.
Melacak (Edmonds and Pusch, 2002 dalam Dalkir,2011,p207).

Fungsi-fungsi knowledge management system di atas memungkinkan lebih dari satu individu untuk menyusun aktifitas penting guna membagi dan menggunakan ulang suatu artifak untuk mencapai suatu tujuan. Singkatnya knowledge management system membantu menyampaikan sifat dasar dari pekerjaan ataupun keahlian (Salomon, 1993 dalam Dalkir,2011,p207).

Dari bisnis dan industri, teknologi knowledge management digunakan untuk mendukung pembelajaran organisasi (Morecroft dan Sterman, 1994, Senge, 1990 di Dalkir 2011, P207).

Menurut Dalkir (2011, P207) Sebagai tanggapan dari tingginya permintaan ekonomi global yang kompetitif, teknologi knowledge management system telah bergabung dengan generasi baru manajemen informasi.

6. Knowledge Management Organizational Architecture

Organisasi arsitektur knowledge management dibagi menjad 3 tingkatan:

Data layer, menyatukan berbagai jenis data, serta bagaimana penyimpanan yang berbeda-beda (misalnya, database, dokumen teks, video, dan audio).
Process layer, menjelaskan logika yang menggabungkan dengan kegunaan dan user (orang lain dan sistem lain yang menggunakan data).
User interface, menyediakan akses untuk informasi yang dibutuhkan degan tampilan yang memudahkan pengguna sistem

7. Teori Knowledge Management System (KMS)

Knowledge management system adalah alat yang ditujukan untuk mendukung knowledge management. knowledge management system berevolusi dari alat manajemen informasi yang mengintergrasikan bermacam-macam aspek computer-supported collaborative work (CSCW) dengan dokumen informasi dan sistem manajemen (Ganesan, Edmonds, and Spector, 2001; Greif, 1988; Kling, 1991 dalam Dalkir,2011,p207).

Kunci karateristik dari KMS adalah untuk mendukung:

Komunikasi dari berbagai user.
Kordinasi dari berbagai aktifitas user.
Kolaborasi antara grup pengguna dalam membuat, memodifikasi, dan menyebarkan artifak atau produk.
Mengontrol proses untuk memastikan proyek terususun dan terawasi dengan baik.

Tom Finneran (1999) menyatakan bahwa pengetahuan dapat diolah berdasarkan komponen pengetahuan seperti teknik penyimpanan, pengambilan, akuisisi pengetahuan, pengelolaan pengetahuan organisasi dan pribadi. Komponen pengetahuan tersebut dapat diakses oleh pengguna melalui infrastruktur KM berupa portal yang disebut KMS (dalam karma, 2012, p2).

Sementara itu Alavi dan Leidner (2001) merumuskan komponen penting yang harus ada dalam KMS adalah,

kodefikasi dan berbagi best practices.
kreasi direktori pengetahuan organisasi.
kreasi pengetahuan stakeholder (diluar organisasi). (dalam karma, 2012,p2).

Rinaldo Pietrantonio (2007) membagi fungsi utama KMS menjadi:

pembentukan pengetahuan baik secara individu, organisasi maupun social.
penyimpanan pengetahuan berupa database KM yang tersusun berdasarkan skema tertentu seperti ontologi/taksonomi, fungsi pengelolaan alur kerja, dll.
pendistribusian pengetahuan dalam lingkup organisasi melalui document management dan sarana komunikasi.
penerapan pengetahuan menggunakan sistem kecerdasan buatan, DSS (decision support system). (dalam karma, 2012, p2).

Secara umum, keseluruhan KMS menjadi hal yang penting dalam pemecahan masalah, menentukan kunci permasalahan dalam perkembangan knowledge yang sekarang menjadi populer dan penting dalam mengatur organisasi. (Davenport and Pruzak, 1998; Germeraad and Morrison, 1998 dalam Yusak,2005 p39).

Tekno Feenance